Accroche
Le mode opératoire pour l’enregistrement des achats réalisés pour votre activité.
L'essentiel
La différence entre notes de dépenses et factures fournisseurs se situe au niveau du paiement de la facture.
Qui a payé la facture d’achat ?
1 : L’entrepreneur avance le paiement de ses achats
2 : La facture d’achat a été réglée avec la trésorerie de l’activité.
Contenus complémentaires (textes, images, liens, vidéos, ...)Nommez votre note de dépense sur ce format :
Enregistrer les achats de son activité
Voici le mode opératoire pour l’enregistrement des achats réalisés pour votre activité.
La différence entre Notes de dépenses et Factures fournisseurs se situe au niveau du paiement de la facture.
💡 La première question qui se pose : Qui a payé la facture d’achat ?
1 : L’entrepreneur avance le paiement de ses achats
Pour tous les petits achats ou les charges de fonctionnement en général, c’est l’entrepreneur avec ses fonds personnels qui fait l’avance du paiement de ses achats. Il pourra se faire rembourser par son activité, lorsque la trésorerie le permettra.
(Pour en savoir plus sur les règles de remboursement des Notes de dépenses, consulter la page dédié à la gestion de la trésorerie.)
Dans ce cas, vous devrez utiliser la rubrique NOTES DE DÉPENSES, pour toutes les dépenses réalisées pour votre activité (HORS INVESTISSEMENTS).
image Soustitre.jpg (0.2MB)
2 : La facture d’achat a été réglée avec la trésorerie de l’activité.
Dans les cas où PERSPECTIVES paye directement un fournisseur avec la trésorerie de l’activité, l’enregistrement des factures se fait à partir de la rubrique FACTURES FOURNISSEURS
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Enregistrer des notes de dépenses
Vous avez réalisé des achats et vous avez payé avec vos fonds personnels.
Vous enregistrez vos dépenses dans ACHATS / NOTES DE DEPENSES
Pour cela, cliquez sur "Ajouter une note de dépenses"
Autant que possible, saisissez 1 note de dépenses par mois et faites le chaque mois.
image 2.jpg (0.1MB)
Nommez votre note de dépense sur ce format :
image ND_VOTRE_NOM_MOISANNEE1.png (87.1kB)
Pour commencer, vous téléchargez toutes les factures du mois.
Pour cela, vous pouvez faire glisser vos fichiers directement dans la boite de téléversement ou cliquer sur la boite pour ouvrir le menu de votre ordinateur et sélectionner le/les fichiers de facture.
1 facture = 1 fichier
Attention :
- Si un message d'erreur apparait lors du téléchargement, revenir sur le fichier de la facture dans le menu de votre ordinateur, cliquer sur "imprimer" et lorsque la boite de dialogue de l'impression s'ouvre, cliquer sur "sélectionner l'imprimante", puis sur "enregistrer sous". Ce nouveau format de fichier sera reconnu par MoOGLi.
Si la dépense à enregistrer est liée au fonctionnement général de votre activité, vous la saisirez dans l'onglet "Frais généraux". Si elle est liée à un client, vous la saisirez dans l'onglet "Achats clients".
image Soustitre3.jpg (0.1MB)
Saisie de la note de dépenses :
Puisque 1 fichier = 1 facture et que les factures sont toutes téléversées à cette étape, il n'y a plus qu'à cliquer sur le "+" en bout de ligne du justificatif pour "ajouter une note de dépenses".
Votre facture apparait sur la gauche de votre écran.
Sur la droite de l'écran, vous saisissez les informations demandées. Astuce : Lorsque la facture est un document pdf, vous pouvez faire du copier-coller directement depuis le document.
image Soustitre4.jpg (0.1MB)
La date de la facture : la date à saisir est celle d'émission de la facture (à ne pas confondre avec la date de paiement). Le code comptable : vous sélectionnez le code comptable qui correspond au type de dépense effectué. Description : en cas de contrôle URSSAF c'est un point particulièrement regardé. Pensez à justifier le plus précisément possible votre dépense.
S'il s'agit d'une facture de repas au restaurant pour lequel vous avez invité quelqu'un merci de préciser : nom, prénom, nom de l'entreprise et raison du repas (ex : négociation commerciale, repas de fin d'année, remerciement fidélité...). TVA : Si la facture mentionne Perspectives et comporte de la TVA : vous saisissez le montant HT et le montant de la TVA, cela calculera automatiquement le TTC. C'est aussi un bon moyen de vérifier votre saisie (si le TTC est différent du montant de votre facture c'est qu'il y a une erreur quelque part).
Si la facture ne mentionne pas Perspectives, si c'est un % d'une facture de teléphone ou d'Internet ou si c'est une facture sans TVA, il faut sélectionner TTC et non pas HT et mettre 0 dans la case TVA. N° de la facture : le numéro de la facture est une composante obligatoire sur toute facture.
Généralement assez long, vous pouvez copier-coller ce numéro directement si la facture est en pdf.
Spécificité de l'onglet "Achat client".
Lorsque vous saisissez une dépense liée à un client, vous pouvez rattacher cette dépense au dit client.
Cela vous permet d'avoir une vision sur la rentabilité de vos affaires et donc de piloter votre activité plus finement.
image Soustitre7.jpg (0.1MB)
Attention, pour les dépenses de Telecom, ne pas utiliser l'onglet dédié, les saisir dans les frais généraux en choisissant le type de dépenses intitulé Frais postaux et telecom en calculant 50% du Forfait (hors suppléments type télé/vidéos/jeux/etc) en saisissant la dépense TTC.
Les restaurants et frais de mission soivent être justifiés : motif du repas (déplacement chantier, formation etc..)), nom et qualité des invités le cas échéant.
Les frais de déplacement (ou dépenses kilométriques)
Le statut d'entreneur·e salarié·e permet de déclarer ses déplacements sous forme de "dépenses kilométriques".
Ces dépenses étant déclaratives, elles doivent être clairement justifiées et liées sans ambiguité à des missions.
1 trajet = 1 ligne
Pour saisir un trajet, cliquer sur "Ajouter".
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Les longs trajets doivent être justifiés par un ticket de péage ou la facture de carburant pour prouver qu'ils ont bien été effectués en voiture.
Finaliser l'enregistrement de la note de dépenses :
Une fois que vous avez saisi toutes vos notes de dépenses du mois, vous cliquez sur "Demander la validation".
L'équipe d'appui reçoit alors votre demande et l'étudiera dès que possible.
Si vous avez un message à transmettre à l'équipe d'appui concernant cette note de dépenses, vous pouvez le faire en cliquant sur "Mémos +". L'équipe d'appui peut également être amenée à vous écrire via ce canal pour toute information ou remarque liée à cette note de dépenses.
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Enregistrer des factures fournisseurs
Dans les cas où vous faites un achat mais que celUi ci sera payé directement par PERSPECTIVES avec la trésorerie de l’activité, l’enregistrement des factures se fait à partir de la rubrique ACHAT/FACTURES FOURNISSEURS
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Commencez par saisir le fournisseur en le selectionnant dans la liste déroulante. S'il n'existe pas, il faudra le créer dans l'onglet Fournisseur en reportant impérativement son Numéro SIRET
image Soustitre12.jpg (69.4kB)
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Joignez la facture à transmettre
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Complétez le détail de chaque rubrique La date de la facture : la date à saisir est celle d'émission de la facture (à ne pas confondre avec la date de paiement). Le nom du fournisseur N° de la facture : le numéro de la facture est une composante obligatoire sur toute facture. Si vous avez payé une partie de la facture avec vos fonds personnels, renseignez le poucentage de paiement direct à effectuer par Perspectives
image Rubriques_1.jpg (0.1MB)
Une fois que les données de la facture sont saisies, il faut renseigner le type d'achat. Pour cela, cliquez sur ajouter un achat
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Type de dépense : soyez attentif à sélectionner le code comptable qui correspond au type d'achat effectué. Description : justifier précisément votre dépense. TVA : saisissez le montant HT et le montant de la TVA ou le TTC et 0 en TVA si pas de TVA. Rattachez votre client : lorsque vous saisissez une dépense liée à un client, vous pouvez rattacher cette dépense au dit client.
image Ajouter_un_achat_2.jpg (92.0kB)
Ca y est, vous pouvez transmettre pour validation!
