De quoi parle-t-on ?

Certains frais peuvent être refacturés au client. Par exemple un billet de train pour une intervention
longue distance.

La refacturation de frais est encadrée par des règles précises, notamment par rapport à la TVA
applicable.

Si les frais ont été payés avec votre trésorerie personnelle, ils peuvent être refacturés au client
puis ils feront l’objet d’une note de frais pour que votre activité vous les rembourse.

Si les achats ont été effectués pour le compte du client, avec facture au nom du client, on parle
de débours. Il est alors possible de se faire directement rembourser par son client. il suffit
d’envoyer les justificatifs à votre client pour un remboursement sur votre compte personnel.

La TVA applicable sur les frais refacturés

Les frais refacturés sont liés à la vente d’une prestation ou d’un produit :

• Frais d'emballage
• Taxes
• Transport
• Hôtel, restaurant
• Déplacements

Cette vente est soumise à un taux de TVA à 20 %
Si vous avez un justificatif (facture d’achat), vous devez saisir le montant HT et ajouter la TVA à 20%
Si vous n’avez pas de justificatif, vous devez saisir le montant TTC et ajouter la TVA à 20%.
Les indemnités kilométriques sont également soumises à TVA en cas de refacturation.

Cette vente est exonérée de TVA (ex : formation professionnelle continue)
Si vous avez un justificatif (facture d’achat), vous devez saisir le montant HT
Si vous n’avez pas de justificatif (ex frais de route), vous devez saisir le montant TTC
Points de vigilance
Attention, dans tous les cas la copie de la facture de frais doit être enregistrée dans l'onglet fichier de la
pièce.